監査調書はほとんどExcelで作成していると思います。
仕事の早い監査人は、Excelを使いこなしています。
なのでExcelをマスターしてどんどん仕事を終わらせて評価を上げていきましょう。
ゴールとしては、
- マウスを使わない
- 直接入力はほとんど行わない
に設定しましょう。
そして、マスター方法は
マウスを使わずに、かつ、直接入力は行わないの制約を自分に課して仕事することです。
マウスを使わない
仕事の早い人はマウスを使いません。
もちろんマウスを使って仕事が早い人もいますが、おなじ能力を持っていれば
マウスを使わないほうが作業効率は早いです。
なので、マウスを使わないで仕事することを目指しましょう。
また、タッチパッドも使ってはいけません。
では、マウスを使わずにどのように調書を作ればいいのか。
それは、ショートカットキーを使いこなすことです。
この記事では、ショートカットキーは紹介しません。
というのも紹介するとしたらきりが無いからです。
ショートカットキーの本も市場にあふれていますが、特に購入する必要はないと思います。
では、どうするのか。
都度都度、やり方を検索して覚えましょう。
マウスが使えないので、最初は調べることが多いと思います。
何度も調べていくうちに、体が覚えていきます。
書籍を買っても、体が覚えていないので使えません。
また、マウスが使えるとわざわざショートカットキーを調べません。
使えない状況に追い込むことで、嫌でもマウスを使わないで仕事ができるようになれます。
もしかしたら、マウスを使ったほうが早いと思うことも出てくるかもしれません。
というか最初は絶対にマウスを使ったほうが早いです。
しかし、自分が使用するショートカットキーは思いの外多くないです。
調書で使用するショートカットキーは少ないので、自分が頻繁に使用するものを体に染み込ませましょう。
また、クイックアクセスツールバーに登録するのもおすすめです。
仕事しているうちに、自分がよく使用するツールが出てくると思うのでカスタマイズして行きましょう。
直接入力はほとんど行わない
Excelのいいところは、カスタマイズ性が高いところです。
同じマイクロソフトのAccessと異なり、自由に入力を行うことが可能です。
そのため、プログラミングの知識がなくとも簡単に計算式を組み込むことができます。
したがって、計算式を覚えてデータの集計加工を簡単に行いましょう。
監査調書で一番間違って行けないのは、データの集計誤りです。
会社からもらった試算表などを元に分析しますが、
いちいち手入力で転記していると入力を間違える可能性があります。
仮に正確に入力しても、手入力では時間がかかります。
これでは、Excelで作業している意味がないのでExcelで簡単に転記・加工ができる方法を検討しましょう。
では、どのように検討するのか。
こちらも実践あるのみです。
今まで手作業で実施していた作業をなんとか、Excelによる自動集計ができないか検討しましょう。
数値を直接入力しないことを自分の制約にすることで、どのように集計できるかを検討しましょう。
１つ２つのデータ集計であれば、直接入力のほうが早いとしているといつまでも上達しません。
絶対に手入力しないと決めれば、計算式の使い方を考えるようになります。
計算式の覚え方は、他の人の計算式をコピペして習得しましょう。
先輩たちの調書は宝物がいっぱいです。
たくさんの計算式が使用されていると思いますので、どんどん盗んでいきましょう。
また、会社資料もよく計算式が使用されていると思います。
見たことのない計算式があれば、参考にして、使えるようなら使っていきましょう。
また、ネット検索も有用です。
自分がどうにか簡単に集計できないかと考えたことは、他の誰かも考えています。
なので、検索すると簡単に他人の事例を確認する事ができます。
他人の事例を自分に当てはめて使うと、計算式にロジックを学べるので書籍等で学ぶよりも早く習得することが可能です。
Excelの計算式は多数ありますが、自分が使用する計算式は限定されています。
頻繁に使用する計算式はとっととマスターしておきましょう。
なお、Excelに関しては自分が使用する計算式を覚えたら、
さらなる飛躍のために書籍等で知識をアップデートすることがおすすめです。
計算式は頻繁にアップデートされていますし、マクロやモダンExcelと呼ばれるPower Query等もあります。
これらは、いきなりマスターするのは少しむずかしいかもしれませんが、使いこなせれば一気に作業スピードが上がります。
まとめ
監査で大事なのは検討です。
Excelへのデータ転記や集計は仕事ではなく作業です。
その作業に大量の時間を奪われてはいけません。
なので、Excelに集計・加工をお願いして監査人は検討する仕事をしましょう。
そして、Excelをマスターにするためには日々の仕事の姿勢を変えて見ましょう。
最初は、効率が悪くなりますが１週間もすればなれます。
早いうちにExcelをマスターして、周囲に差をつけましょう。
コメント